Päivitetty: 17.4.2023

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14

Rekisterinpitäjä

Kyseessä on Päijät-Hämeen kaupunkien ja kuntien (Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Kärkölä, Lahti, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä) kirjastojen yhteisrekisteri asiakkaista.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Palvelupäällikkö Riku Lehtimäki
Heinolan kaupunginkirjasto
puh. 044 469 4374
riku.lehtimaki@heinola.fi

Vastaava kirjastovirkailija Leena Lähdesmäki
Lahden kaupunginkirjasto
Kirkkokatu 31, 15140 LAHTI
puh. 044-4163235
leena.lahdesmaki@lahti.fi

Tietosuojavastaava

Lahden kaupungin tietosuojavastaava / tietosuoja@lahti.fi
Heinolan kaupungin tietosuojavastaava / tietosuojavastaava@heinola.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kirjaston asiakaspalvelutoimintaan, lainaustenvalvontaan, aineiston perintään, itsepalvelutoimintoihin sekä kirjastopalveluja koskevien tilasto-, seuranta- ja suunnittelutietojen keräämiseen.

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi (Laki yleisistä kirjastoista 1492/2016). Kirjastokorttia hankkiessaan asiakas antaa suostumuksensa henkilötietojensa tai kirjastokortin vastuuhenkilönä alle 15-vuotiaan henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään ohjelmistorobotiikkaa. Ohjelmistorobotti tallentaa kirjastokorttihakemukset Heinolan kaupungin palvelimelle, huolimatta siitä, missä kunnassa asiakas asuu. Hakemuksia säilytetään palvelimella 1 kk robotin käsittelyä varten. Robotti tallentaa hakemuksen tiedot Lastu-kirjastojen Aurora-asiakasrekisteriin. Jos asiakastiedot löytyvät jo rekisteristä, tiedot päivitetään.

Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään

• Asiakkaan tiedot: asiakkaan ID-numero, nimitiedot (sukunimi ja etunimet), henkilötunnus, syntymäaika ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), asiointikieli, vastuuhenkilötiedot koskien alle 15-vuotiaita ja yhteisöasiakkaita, käyttökiellot, asiakasryhmä, kotiyksikkö
• Kirjastokortti: numero ja pin-koodi sekä päivämäärä, jolloin asiakastietoja on viimeksi muutettu tai käytetty, mahdollinen kirjastokortin määräaikainen voimassaoloaika
• Asiakaspostin lähetystapa (varausten nouto-, myöhästymis- ja eräpäiväilmoitukset, laskut)
• Lainaustenvalvonnan tapahtumatiedot: tiedot lainassa olevasta aineistosta, voimassaolevista aineistovarauksista, maksamattomista myöhästymis- ja muista maksuista, asiakkaan käyttämät kirjastoautopysäkit, lainauskiellot, omatoimikirjaston käyttökiellot, lainahistoria, jos asiakas haluaa lainojensa tallentuvan
• asiakkuuteen liittyvät viestit
• kotikirjastopalveluasiakkaan tietoihin sisältyy lisäksi aineistokuljetusten toteutumisen edellyttämät tiedot, lupa tai kielto aineistomieltymysten eli asiakasprofiilin ja lainahistorian tallentamisesta

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Asikkalan, Hartolan, Heinolan, Hollolan, Kärkölän, Lahden, Orimattilan, Padasjoen ja Sysmän kirjastopalveluista vastaavat henkilöt.

Tietoturvatoimenpiteet

Kirjastokorttihakemuksen ja Lastu-kirjastojen asiakasrekisterin henkilötietoja pääsee käsittelemään vain kirjastojen henkilöstö, jonka työtehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu. Kirjastojen Aurora-järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietojen katselusta ja käsittelystä järjestelmässä tallentuu käyttäjälokitietoja.

Kirjastokorttihakemukset käsittelee ohjelmistorobotti, joka ohjelmointikoodinsa mukaisesti tallentaa hakemuksen tiedot kirjastojen Aurora-järjestelmään. Robotti kirjautuu ohjelmaan omalla käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas haluaa käyttää kirjastokortillisia palveluita tai niin kauan kuin kirjastoilla on lakisääteisesti oikeus periä saataviaan asiakkaalta.

Kirjastot voivat poistaa asiakkaiden tiedot asiakasrekisteristä, jos se todetaan palveluiden käyttämättömyydestä johtuen tarkoituksenmukaiseksi. Samalla asiakastiedot poistuvat myös Lastu-verkkokirjastosta. Asiakkaan lainaustiedot säilyvät 60 vuorokautta nidekohtaisessa lainaushistoriassa.

Kirjastokorttihakemuksia säilytetään välitallennuksessa 1 kk, jonka jälkeen hakemukset tuhotaan.

Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksiin liittyvät pyynnöt

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteritietonsa. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus pyytää korjaamaan tai poistamaan tietonsa rekisteristä. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä Lastu-kirjastojen asiakasrekisterissä, voit olla yhteydessä yllä ilmoitettuun yhteyshenkilöön.

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen löydät Heinolan kaupungin verkkosivuilta www.heinola.fi > Kaupunki ja päätöksenteko > Asiointipalvelu > Tietopyynnöt.

Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Ei automaattista päätöksenteko tai profilointia.