Kokeilemalla kokemuksia ohjelmistorobotiikasta

Meillä Heinolassa on ilokseni ollut rohkeutta ja intoa lähteä kokeilemaan uusia juttuja ja myös hyödyntämään kuntayhteistyötä digitalisaation kehittämisessä. Näen itsekin kokeilun ja kokeilukulttuurin tärkeänä välineenä toiminnan ja toimintatapojen sekä -prosessien kehittämisessä.

MOST Digital Oy:n tarinaa olen päässyt seuraamaan yhtiön alkutaipaleelta lähtien, kun entinen opiskelu- ja työkaverini Olli Ainasvuori otti joitakin vuosia sitten yhteyttä ja kertoi vasta perustetusta yhtiöstä. Aihe tuntui silloin itselleni melko vieraalta, mutta varsin kiinnostavalta, minulla kun on tapana innostua helposti uusista jutuista.

Siitähän se MOST Digitalin ohjelmistorobotiikan tarina sitten on edennyt varsin mallikkaasti. On ollut todella hienoa seurata yhtiön ja ohjelmistorobotiikan kehittämistä ja päästä mukaan itsekin ohjelmistorobotiikan kehittämisen saloihin.

Kokemuksien keräilyä kokeilemalla – ihan Helmi juttu!

Heinolan kaupunki lähti ennakkoluulottomasti mukaan myös Valtiovarainministeriön rahoittamaan Helmi-hankkeeseen vuonna 2020, jossa hankehallinnoijana toimii robotiikan pääkaupunki Riihimäki ja palveluntuottajana MOST Digital Oy. Kuntakumppaneita hankkeessa on yhteensä 16 kpl. Melkoisen mukavan kokoinen kuntajoukko siis yhdessä kehittämässä. Se on minusta hienoa.

Helmi-hankkeen tavoitteena on ollut uudistaa kuntien työkulttuuria, toimintatapoja ja prosesseja hyödyntäen tekoälyä ja/tai ohjelmistorobotiikkaa, tukea digitaalista muutosta sekä edistää digitalisaatiota ja tietotyön automatisoitumista, parantaa kuntalaisten sähköisiä palveluita robotisoinnin tuottaman prosessien tukemisen avulla.

Olennainen osa robottikokeilujen prosessia ovat olleet  robotisointikohteiden valintaan liittyvät arviointiprosessit, joissa on käyty läpi erilaisia prosesseja ja pohdittu, kannattaisiko joku osa prosessista automatisoida ohjelmistorobotiikan avulla. Nämä prosessit itsessään ovat olleet jo ilman varsinaisia tuotoksiakin hedelmällisiä vaikuttavuusanalyyseineen ja robotisaatioindekseineen sekä lisänneet ymmärrystä paitsi ohjelmistorobotiikasta myös prosessien tehostamisesta. MOST Digitalin asiantuntija Sami Säisä on vakuuttanut kokeilussa mukana olleet vankalla osaamisellaan.

Kolmen kokeilun taktiikalla

Helmi-hanke on nyt keväällä 2022 vaiheessa, jossa määriteltyjen työpakettien ohjelmistorobottikokeilut ovat hyvässä vauhdissa. Meillä Heinolan kaupungilla kokeiluita on toteutettu tai toteutuksessa kolme: kirjastokorttihakemuksia käsittelevä robotti, tietohallinnon robotti sekä puhelubotti.

Kirjastokorttirobotin tehtävänä on käsitellä asiakkaiden kirjastokorttihakemuksia ja viedä hakemuksissa olevat tiedot Aurora-kirjastojärjestelmään. Työvaihe on aiemmin ollut manuaalinen, joten uudella toimintatavalla prosessia saadaan huomattavasti nopeutettua. Lisäksi asiakas suorittaa henkilöllisyytensä todentamisen jo vahvalla tunnistautumisella hakemuksen täyttövaiheessa. Aiemmin tämäkin suoritettiin manuaalisesti asiakaspalvelussa.

Tietohallinnon käyttöön rekrytoitu Roosa-robotti toimii meillä puolestaan tiedonsiirron apulaisena välittäen tietoa järjestelmien välillä. Tehtävänä on mm. noutaa väestötietoaineistoa Easy-Edi-palvelusta ja päivittää sitä kohdejärjestelmiin kuten Trimble ja SosiaaliEffica. 

Tiedonsiirtotehtävät ovat juuri robotille sopivia rutiininomaisia toimenpiteitä, jolloin tehtävää aiemmin manuaalisesti suorittanut asiantuntija voi vapauttaa työaikaansa tuottavampaan työhön.

Helmikuussa toteutimme osana kokeiluta myös robottipuhelukokeilun, jonka avulla toteutettiin kysely digitaalisten palveluiden käyttöön liittyen. Robottipuhelukokeilussa yhdistyvät asukkaiden osallisuuden edistäminen, kokeiluhenki sekä digitalisaation tarjoamat mahdollisuudet. Kyselyn tavoitteena oli bottikokeilun lisäksi selvittää heinolalaisten asukkaiden ajatuksia ja käyttökokemuksia kaupungin tarjoamista digitaalisista palveluista.

Puhelinrobotilla oli käsiteltävänään yhteensä 8 309 puhelinnumeroa ja kyselystä tiedotettiin kaikille valituille tekstiviestillä. Robotti yritti tavoittaa vastaajaa kolmeen kertaan ennen luovuttamista ja se soitti yhteensä 19 853 puhelua ja keräsi yksittäisiä vastauksia kuntalaisilta 21 127 kpl. Loppuun saakka vastanneita kuntalaisia oli yhteensä 2 610 henkilöä ja puhelukyselyn vastausprosentti oli 31,4 %. Melkoisen hyvä prosentti kokeiluksi, eikä botin tehokkuuttakaan sovi kyseenalaistaa. Myös kyselyyn saatujen vastausten tuloksia saadaan hyödynnettyä osana digitalisaation kehittämistyötä, johon myös Heinolassa panostamme tulevina vuosina.

Kolmen kokeilun taktiikalla siis on menty ja kokemusten keräämistä ja kokeiluja on tarkoitus jatkaa myös tulevina vuosina, kun lähdemme viemään parhaillaan valmistumassa olevaa digitiekarttaamme käytäntöön. Sekin tulee sisältämään ohjelmistorobotiikan kehittämistä ja tuskin maltamme odottaa, mitä uusia kokeiluita pääsemme jatkossa toteuttamaan ja kehittämään omaa osaamistamme ohjelmistorobotiikan saralla.