Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmää koskevan tarjouskilpailun voittajaksi nousi kokonaispisteytyksen perusteella eVaka, jonka käyttöönotosta, integraatioista sekä ylläpidosta vastaa Haltu Oy 48 kk:n sopimuskauden ajan. Tavoitteena on ottaa uusi järjestelmä käyttöön asteittain loppusyksystä 2026 alkaen siten, että järjestelmä on käytössä kokonaisuudessaan syksyllä 2027.
Järjestelmävalinnat ovat arjen palveluiden sekä tiedolla johtamisen mahdollistajia
EVaka on avoimeen lähdekoodiin perustuva varhaiskasvatuksen toiminnanohjaus- ja asiakastietojärjestelmä, jonka toiminnallisuudet on rakennettu kuntien varhaiskasvatuksen arjen tarpeista käsin. Tämä toimintamalli mahdollistaa kunnan roolin muuttumisen passiivisesta hankkijasta aktiiviseksi kehittäjäksi, jolloin varhaiskasvatuksen toimintaprosessien päivittäminen paranee.
Toimivalla järjestelmällä varhaiskasvatuksen henkilöstölle saadaan lisää aikaa lasten kanssa toimimiseen, vähennetään hallinnon päällekkäistä sekä manuaalista työtä ja tarjotaan perheille parempi asiakaskokemus.
Haltu Oy:n tarjoaman eVakan valintaa puolsi myös kokonaistaloudellinen edullisuus.
Yhteistyössä toteutettava uudistus
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotot eivät koske vain yhtä vastuualuetta ja digi- ja tietohallintoa. Kokonaisuuden kannalta on tärkeää, että niin hankinnassa kuin käyttöönotossakin huomioidaan järjestelmän integroituminen kunnan muihin prosesseihin, järjestelmiin ja toimintakulttuuriin. Varhaiskasvatuksen järjestelmäuudistus koskettaa erityisesti myös talouspalveluita, henkilöstöhallintoa, ruokahuoltoa sekä asiakirjahallintoa.