Heinolan kaupungin ensimmäinen tilikausi uusien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien sekä uuden palveluntuottajan Provincia Oy:n kanssa on takana. Näin tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen on aika katsoa hetkeksi peruutuspeiliin eli katsoa mitä kaikkea tuo suuri muutos onkaan tuonut tullessaan. Numeronikkari haluaa tietenkin tarkastella asioita aina lukujen kautta, joten avataanpa hieman tapahtunutta kehitystä joidenkin tunnuslukujen kautta.
Vuonna 2023 kaupungin myyntilaskuista vain 5,9 % lähti asiakkaille sähköisesti. Järjestelmäuudistuksen yhteydessä yhtenäistettiin e-laskuaiheita, täydennettiin yritysten verkkolaskuosoitteita asiakastietoihin sekä kannustettiin kuntalaisia e-laskun käyttöönottoon. Vuoden 2024 aikana Provincia Oy:n asiakkaiden käyttöön tuli myös Kivra -digipostipalvelu laskujen sähköiseen vastaanottoon. Vuonna 2024 kaupungin myyntilaskuista lähti sähköisenä 41,8 % eli kasvua peräti 35,9 prosenttiyksikköä! Sähköistysasteen muutos on ollut merkittävä ja tuonut puhdasta säästöä kaupungille.
Vuonna 2023 kaupungissa kipuiltiin perinnän ja saatavien valvonnan osalta. Järjestelmäuudistuksen yhteydessä myyntilaskutus keskitettiin ja perintäprosessi automatisoitiin. Lisäksi maksulykkäysten osalta laadittiin selkeä toimintamalli, jossa tavoitteena oli parempi riskienhallinta saamisten osalta. Vesiperinnän tehostamiseksi käyttöön otettiin vedenkatkaisu. Tehtyjen muutosten ansioista perinnän onnistumisprosentti on noussut vuodessa peräti 8 prosenttiyksikköä ollen viime vuonna 86 %. Lisäksi laskun rekisteröintiaika eli aika laskun eräpäivästä laskun siirrosta perintään on lyhentynyt melkein 300%. Näidenkin tunnuslukujen valossa aivan huima parannus prosessissa!
Joissain asioissa otettiin kuitenkin myös takapakkia. Ostolaskujen sähköisyysaste oli vuonna 2023 vielä 98,4 % kun vuonna 2024 päästiin vain 90,1 % tasolle. Sähköistysasteen heikennystä selittää pitkälti laskutustietojen päivittyminen toimittajien järjestelmissä. Kaupungin verkkolaskuosoitteet vaihtuivat järjestelmämuutoksen yhteydessä ja vaikka kaupunki kontaktoi toimittajiaan kirjeitse vuoden 2023 lopulla niin joidenkin toimittajien osalta ei kirje ollut kuitenkaan tavoittanut laskuttajaa ja vasta huomautuslasku saapui kaupungille paperisena. Tämä laski ostolaskujen sähköistysastetta. Laskujen sähköistysaste on tällä hetkellä 94,4 % ja tavoitteena on päästä vuoden 2023 tasoon vuoden 2025 aikana.
Tunnuslukujen valossa muutoksen suunta on ollut oikea ja siitä on koko kaupungin syytä olla ylpeä. Iso kiitos kuuluu niin uudelle kumppanille Provincia Oy:lle kuin talouspalveluiden väelle tehdystä työstä muutoksen eteen. Tästä on hyvä yhdessä jatkaa eteenpäin!