Tietosuojaseloste LanSchcool
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Rekisterinpitäjä
Heinolan kaupunki, Kasvatus- ja opetuslautakunta
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
kaupunginlakimies, tietosuojavastaava
Teppo Joentausta
Heinolan kaupunki
PL 1001
18101 HEINOLA
puh. 044 469 4361
teppo.joentausta@heinola.fi
Tietosuojavastaava
Heinolan kaupungin tietosuojavastaava Teppo Joentausta / tietosuojavastaava@heinola.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
LanSchool on Windows- ja Chromebook-laitteen selainlaajennus, jonka avulla opettaja voi hallinnoida oppitunnin aikana oppilaiden Windows-laitteiden selaimen sivustoja ja nähdä oppilaan työskentelyn laitteellaan. LanSchool otetaan käyttöön syksystä 2026 alkaen vähitellen koko Heinolan yläkoulussa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite. LanSchool-ohjelmiston käyttö varmistaa perusopetuksen järjestämisen ja toteuttamisen perusopetuslain (628/1998) mukaisesti.
Rekisterinpitäjän arvion mukaan suunniteltu henkilötietojen käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista käsittelyn laillisten tarkoitusten saavuttamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppilaan tunnistaminen sovelluksessa sekä oppilaan työskentelyn seuraaminen oppitunnin aikana.
Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään
LanSchoolin käyttäjistä kerätään seuraavia tietoja:
- Opiskelijat: Nimi, sähköposti ja käyttäjätunnus.
- Opettajat ja ylläpitäjät: Nimi, sähköposti, käyttäjätunnus, IP-osoite.
- Luettelotiedot: Luokan nimi, opettajien nimet ja sähköpostit, opiskelijoiden nimet ja sähköpostit, kuten palveluun on annettu.
- Opiskelijan toimintatiedot (valinnainen): verkkosivuhistoria, sovellusten käyttöhistoria, chat-viestihistoria, kuvakaappaukset.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietojen käsittelijänä toimii järjestelmätoimittajan osalta Stoneware ja sen alikäsittelijät. Opettajat näkevät oppitunnin aikana oppilaiden tietokoneiden ruudulla näkyvät tiedot. Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tietoturvatoimenpiteet
Henkilötietoja käsitellään pilvipalvelussa, jossa toteutetaan teknisiä ja organisatorisia tietoturvatoimia, kuten salaus, vahva pääsynhallinta, lokitus ja varmuuskopiointi. Kaikki palvelussa tehtävä henkilötietojen käsittely tapahtuu siten, että verkkoyhteys on salattu ja käyttäjä tai tiedonsiirron osapuolet varmistettu.
Koulun henkilökunnalla on järjestelmään henkilökohtaiset käyttöoikeudet. LanSchool kirjaa lokiin tiettyjä ylläpitäjän toimintoja, kuten sisäänkirjautumiset, uloskirjautumiset, käyttäjien lisäämiset ja poistamiset sekä muutokset organisaation asetuksiin. Palvelun lokitiedot on suojattu luvattomalta katselulta ja tuhoamiselta.
Henkilötietojen säilyttämisaika
LanSchool-sopimuksen päätyttyä oppilas- opettaja-, käyttäjä- ja luokkatiedot arkistoidaan ja säilytetään 3 kk ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan lopullisesti.
Oppilaiden aktiivisuusdata (mm. selaushistoria ja chattikeskustelut) säilytetään 45 päivää.
Lokitiedot säilytetään arkistossa lokitiedoista riippuen 90–360 päivää.
Ylläpitäjä voi poistaa käyttäjätilit, luettelot ja opiskelijalaitteet palvelusta milloin tahansa ylläpitäjän käyttöliittymän kautta.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastus ja oikaisu: Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa ja oikaista rekisteritietojaan. Tarkastusoikeutta koskevat pyynnöt tulee esittää suoraan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Vastustaminen: Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä, sillä kaikki yläkoulun oppilaat käyttävät LanSchool-palvelua osana opetusta.
Poisto ja rajoittaminen: Oppilaan tietoja ei poisteta tai rajoiteta palvelussa, jos oppilas on yläkoulun oppilaana. Oppilaan tiedot voidaan poistaa tai rajoittaa palvelusta heti opiskelun päätyttyä.
Tietojen siirto: Tietoja ei voida siirtää järjestelmästä toiseen.
Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Lenovo ja Stoneware käsittelevät henkilötietoja globaalisti, ja tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mukaan lukien Iso-Britannia, Yhdysvallat ja muut alueet. Tietojen tallennuspaikka määräytyy palvelun ja asiakkaan sijainnin perusteella.
Tietoja siirretään GDPR-yhteensopivien siirtomekanismien kautta. Toimittaja sitoutuu siihen, että kaikki alikäsittelijät ovat velvoitettuja noudattamaan olennaisesti saman tasoisia tietosuojavaatimuksia kuin Lenovo ja Stoneware.
Palveluntarjoaja on solminut alikäsittelijöiden kanssa asianmukaiset sopimukset ja vastaa alikäsittelijöiden toiminnasta.
Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Ei automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Linkkejä
LanSchool Air Data Processor Agreement (DPA) (englanninkielinen)