Visit Heinola
Visit Heinola
Palaute
Visit Heinola
Visit Heinola
|

Asiakirjajulkisuuskuvaus ja rekisteriselosteet

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Heinolan kaupunki muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle.
Julkisuuslain mukaan kansalaisen tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §).

Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Heinolan kaupungin asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy kaupungin tiedonhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. 

Tietovarannolla tarkoitetaan kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti ja Heinolassa tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista, eli arkistoista.

Heinolan kaupungin asiakirjakuvausta tullaan vielä täydentämään ja sitä päivitetään tarpeen mukaan. Varsinainen asiakirjajulkisuuskuvaus lisätään sivulle tammikuun aikana.

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Toimialat vastaavat omien rekisteriselosteidensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.